Aufebewahrunsfristen

Personalakten

Wir wissen um die Sensibilität Ihrer Personalakten und bieten Ihnen die größtmögliche Sicherheit bei der Digitalisierung – so schaffen wir eine zukunftsorientierte elektronische Infrastruktur für Ihre HR-Abteilung. 

Die Aufbewahrungsfrist von Personalakten ist gesetzlich geregelt. Beispielsweise hat ein Mitarbeiter 30 Jahre lang einen Anspruch auf Ausstellung eines Dientszeugnisses. Die Details zu den Aufbewahrungsfristen haben wir hier zusammen gefasst:

  1. Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses nach § 1163 iVm § 1478 ABGB: 30 Jahre

  2. Dienstverhältnis nach ABGB (subsidiär zum Angestellten-Gesetz): Forderungen des Dienstnehmers und Forderungen des Dienstgebers auf Entgelt, Vorschuss und sämtlichen anderen Ansprüchen aus dem Dienstverhältnis nach § 1153 ff iVm 1486 ABGB: 3 Jahre

  3. Regressansprüche des Dienstgebers gegenüber Dienstnehmer aufgrund eines Schadenersatzes aus der Dienstnehmerhaftpflicht nach § 6 DHG iVm § 1489 ABGB: 3 Jahre

  4. Buchhaltungsrelevante Dienstnehmer-Daten: wie Rechnungswesen.  

  5. Haftung für Abfertigungsansprüche und Betriebspensionen nach Betriebsübergang nach § 6 Abs 2 AVRAG: 5 Jahre. 

  6. Verjährung von Sozialversicherungsbeiträgen nach § 68 ASVG: 3 bzw 5 Jahre

  7. Verjährung von Entgeltforderungen nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre

  8. Verfall von Ersatzansprüchen des Arbeitgebers bzw des Arbeitnehmers aus einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nach § 34 AngG, § 1162d ABGB, §§ 15 Abs 1 und 29 Abs 1a GlbG: 6 Monate

  9. Frist zur Geltendmachung von allgemeinen Ansprüchen nach dem GlbG ((§§ 15 Abs 1, 29 Abs 1: zB Differenzzahlung, Entschädigung für persönliche Beeinträchtigung, Schadenersatz, Einbeziehung in betriebliche Aus- und Weiterbildung, Diskriminierung bei sonstigen Arbeitsbedingungen): 3 Jahre

  10. Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen nach §§ 15 Abs 1 und 29 GlBG wegen Diskriminierung bei Beförderungen bzw Bewerbungen: 6 Monate ab Ablehnung der Beförderung bzw der Bewerbung

  11. Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen wegen geschlechtsbezogener Belästigung nach § 15 Abs 1 GlbG: 1 Jahr

  12. Frist zur Geltendmachung von Ansprüchen wegen sexueller Belästigung nach § 15 Abs 3 GlbG: 3 Jahre

  13. Kündigungsschutz bei Schwangerschaft nach § 10 MSchG: bis 4 Monate nach Entbindung

  14. Kündigungsschutz bei Elternkarenz und Elternteilzeit nach den §§ 15 Abs 4, 15n Abs 1 MSchG: bis 4 Monate nach Beendigung der Karenz bzw Teilzeit

  15. Verjährung des Anspruchs auf Verbrauch des Urlaubs nach § 4 Abs 5 UrlG: 2 Jahre ab Ende des Urlaubsjahres, in dem der Urlaub entstanden ist 

  16. Ansprüche auf Urlaubsersatzleistung nach § 1486 Z 5 ABGB: 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses 

  17. Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle gem. § 16 ASchG: 5 Jahre

  

Scannen Personalakten

Da es sich bei Personalakten um besonders vertrauliche Unterlagen handelt, die vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte geschützt werden müssen bieten wir Ihnen unsere Scandienstleistung auch im Rahmen eines vor Ort Services an. Unsere geschulten Mitarbeiter kommen mit der notwendigen Infrastruktur zu Ihnen ins Haus und digitalisieren die Akte gerne in Ihren Räumlichkeiten.

Natürlich bieten wir Ihnen unser professionelles Scanservice, unter Rücksichtnahme der speziellen Datenschutzvorgaben auch in unseren Scanzentren an. Nach der Belegvorbereitung (entfernen von Heftklammern, usw.) werden die Belege mittels Hochleistungsscannern im Duplexverfahren digitalisiert. Anschließend werden die gescannten Dokumente zu einem elektronischen Personalakt zusammengefasst und mit Namen und Personalnummer indexiert.

 

Gerne bieten wir Ihnen die Klassifizierung der Belege innerhalb eines Aktes an. So werden die jeweiligen Akte in Untergruppen wie z.B. Bewerbungsunterlagen, Gebietskrankenkasse, Dokumente, Abrechnungen, Weiterbildung, usw. abgespeichert. Nach dieser Klassifizierung erfolgt die Qualitäts- und Vollständigkeitskontrolle. Nach dem Scannen werden die digitalisierten Akten entweder direkt an Ihr System übergeben (vor Ort Service) oder per SFTP übertragen und nach schriftlicher Freigabe datenschutzgerecht entsorgt oder wieder retourniert.

Einlagern von Personalakten

Unterlagen, auf die Sie nicht oft zugreifen aber auf Grund gesetzlicher Vorgaben noch lange physisch aufbewahren müssen, archivieren wir sicher und kostengünstig in unseren Dokumentenzentrum.

o Zugangskontrollen

o Schneller elektronischer Zugriff

o Zustellung der Originalunterlagen

o Moderne Einbruch- und Brandschutz

o Schutz vor Wasser

o Klimakontrolle

WEDDINGS

Personalakten

Kontaktieren Sie uns

 Adresse: 

Gewerbeparkstraße 3, 2282 Markgrafneusiedl

Telefon:

+43 2287 30544

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